Dit artikel hoort bij: DUO Jaarbericht 2017

DUO-De organisatie

De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) is een agentschap van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), dat ook voor enkele andere ministeries werkt. Voor het ministerie van OCW voert DUO een groot aantal onderwijswetten en -regelingen uit. Daarnaast vervult DUO voor het ministerie van Sociale zaken en Werkgelegenheid (SZW) taken in het kader van de Wet Inburgering en van het Landelijk Register Kinderopvang (LRK). Voor het ministerie van Financiën voert DUO werkzaamheden uit op het gebied van examens in het kader van de Wet op het financieel toezicht (Wft). Tot slot voert de organisatie taken uit voor het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB), in opdracht van het ministerie van Justitie e Veiligheid.

DUO is gevestigd in Groningen (hoofdkantoor) en in Den Haag, en heeft zes servicekantoren en acht toetslocaties verspreid over het land.

Kerntaken

DUO voert de volgende kerntaken uit:

  • Het verstrekken van studiefinanciering en tegemoetkoming van schoolkosten, het innen van lesgeld en studieschulden, en het verstrekken van leningen en vergoedingen aan inburgeraars;
  • Het bekostigen van onderwijsinstellingen;
  • Het organiseren van staats- en inburgeringexamens, het verzorgen van logistieke taken voor het centraal examen van het voortgezet onderwijs, en het voeren van regie op het logistieke proces van examens in het kader van de Wet op het financieel toezicht;
  • Het verzamelen en beheren van onderwijsgegevens in verschillende registraties;
  • Het verrijken van (onderwijs)gegevens tot informatieproducten;
  • Het erkennen van diploma’s, het beheren van de Diplomabank en het Diplomaregister, en fungeren als Nationaal Europass Centrum in Nederland;
  • Het verstrekken van de Lerarenbeurs.

Missie en visie

Als onderdeel van de rijksoverheid heeft DUO de volgende missie:

‘DUO is dé uitvoeringsorganisatie van de rijksoverheid voor het onderwijs. DUO financiert en informeert onderwijsdeelnemers en onderwijsinstellingen, en organiseert examens. Zo maakt DUO goed onderwijs mogelijk.’

De organisatie heeft zijn ambities verwoord in de volgende visie:

‘DUO maakt goed onderwijs mogelijk’  en doet dat door:

  • een betrouwbare, meedenkende partner voor opdrachtgevers te zijn. DUO voert als expert op het gebied van financiële en administratieve processen en als kenner van het onderwijsveld, correct en efficiënt wet- en regelgeving uit;
     
  • de deskundige schakel te zijn tussen leerlingen, studenten, ouders, docenten, scholen, universiteiten, beleidsmakers, gemeenten en andere ketenpartners. DUO verbindt deze partijen met elkaar en betrekt ze actief bij de uitvoeringstaken;
     
  • de spil te zijn in de onderwijsketen. DUO verzamelt, verwerkt en verrijkt waardevolle kennis en gegevens tot betrouwbare informatie;
     
  • een toekomstgerichte organisatie te zijn die het klanten en relaties zo gemakkelijk mogelijk maakt. DUO werkt voortdurend aan het verbeteren van haar dienstverlening en speelt daarbij snel in op technologische vernieuwingen;
     
  • een aantrekkelijke werkgever te zijn. DUO heeft een open en respectvolle cultuur waarin medewerkers kansen krijgen.

Strategische doelstellingen

In zijn dienstverlening stelt DUO vijf strategische doelen centraal. Deze doelstellingen zijn geformuleerd voor de langere termijn.

Goede verbinding tussen beleid en uitvoering

DUO informeert het kerndepartement beter en sneller over de effecten van het beleid, en adviseert over de haalbaarheid en uitvoerbaarheid van wet- en regelgeving. Een goede samenwerking tussen DUO en OCW bij het opstellen van nieuw beleid en het aanpassen van bestaand beleid komt de beslissingen die de overheid over het onderwijs neemt ten goede.

Goede verbinding tussen beleid en beleidsresultaat

De beleidsketen houdt niet op bij de uitvoering van beleid. Om beleid te verantwoorden en toekomstig beleid te verbeteren, is evaluatie nodig. DUO heeft als uitvoerder een belangrijke rol in deze evaluatie.

Goede kwaliteit van diensten aan burgers en instellingen

DUO beschikt over een schat aan kennis en gegevens over het onderwijs, over de verschillende klantgroepen daarbinnen, en over hun wensen. Hiermee is de organisatie een belangrijke schakel in de onderwijsketen, omdat zijn registers en systemen waardevolle, actuele en toegankelijke informatie bevatten voor de diverse klantengroepen.

Lagere administratieve lasten voor burgers en instellingen

DUO verwerkt gegevens van klanten en ketenpartners in het onderwijs. Onder het motto ‘eenmalig bevragen, meervoudig gebruiken’ wil DUO dit proces efficiënter maken, om zo administratieve lasten te verlichten.

Doelmatiger en slagvaardiger uitvoering

DUO werkt eraan om beleid eerder, sneller en beter meetbaar uit te voeren. Dat bereikt DUO met goed opgeleid en gemotiveerd personeel, een open cultuur, zorgvuldige communicatie, minder regels en controlemechanismen, en een vereenvoudigde ict-functie. Bovendien levert DUO, waar mogelijk, een bijdrage aan de vereenvoudiging van wet- en regelgeving en daardoor aan het vereenvoudigingen van systemen en processen.

Opdrachtgevers

De belangrijkste opdrachtgever van DUO is het ministerie van OCW. Andere opdrachtgevers zijn het ministerie van Sociale zaken en Werkgelegenheid (SZW), het ministerie van Financiën (FIN) en het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV).

Naast het uitvoeren van de reguliere taken (studiefinanciering, bekostiging en het organiseren van examens) voert DUO ook eenmalige opdrachten uit voor OCW. Deze opdrachten hebben te maken met beleidswijzigingen of het moderniseren van uitvoeringsprocessen, zoals het bundelen van rijksdiensten. Deze opdrachten werkt DUO jaarlijks met het ministerie van OCW nader uit.

Voor SZW verzorgt DUO de uitvoering van de Wet inburgering en het beheer van het Landelijk Register Kinderopvang (LRK). Voor het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) verzorgt DUO de bekostiging van het zogenaamde groene onderwijs: opleidingen gericht op de agrarische sector. In opdracht van JenV voert DUO print- en couverteerwerkzaamheden uit voor het Centraal Justitieel Incasso Bureau (CJIB).

DUO verleent ook diensten aan externe opdrachtgevers via de Shared Service Organisatie Noord (SSO Noord). Dit zijn werkzaamheden op het gebied van ict (housing en hosting) en van inkoop. Tot de opdrachtgevers van SSO Noord behoren diverse overheden, agentschappen en zelfstandig bestuursorganen die vallen onder de ministeries van OCW, BZK, JenV, Financiën, EZK, en Infrastructuur en Water.

Naast deze formele opdrachtgevers werkt DUO uiteindelijk voor de samenleving als geheel. DUO wil al zijn taken kwalitatief zo goed uitvoeren dat klanten, opdrachtgevers en (keten)partners de organisatie ervaren als een goede en betrouwbare uitvoerder van publieke diensten.

Topstructuur

DUO wordt geleid door een bestuur, dat de kaders vaststelt en verantwoordelijk is voor de strategie. Daarnaast staan directeuren en managers aan het hoofd van de verschillende bedrijfsonderdelen.

Hans Schutte (1968) is sinds maart 2017 als directeur-generaal eindverantwoordelijk voor DUO. Hij maakt daarnaast deel uit van het managementteam van het ministerie van OCW en is ook voorzitter van het bestuur en het managementteam van DUO. Het bestuur bestaat verder uit plaatsvervangend directeur-generaal Wim Westerbeek (1963). Hans Schutte is verantwoordelijk voor de portefeuille Uitvoering,  Dienstverlening en Vernieuwing, Wim Westerbeek voor de portefeuille Financiën en Services.
Leden van het bestuur zijn voor onbepaalde tijd aangesteld in een ambtelijk dienstverband. Hans Schutte noch Wim Westerbeek heeft in het verslagjaar nevenfuncties bekleed.

Jonge raadgevers

DUO wil zijn dienstverlening beter afstemmen op de behoeften van studenten. Daartoe is de jongerenadviesraad in het leven geroepen. Dit adviesorgaan bestaat uit ongeveer vijftien personen en is  divers van samenstelling: de leden hebben een mbo-, hbo- of wo-achtergrond, of betalen een studieschuld terug. Enkelen hebben een achtergrond in studentenorganisaties, maar de raad is niet bedoeld voor politieke belangenbehartiging van studenten. DUO heeft afgesproken duidelijk aan te geven wat het met de adviezen van de raad doet.
De jongerenadviesraad komt gemiddeld eens in de anderhalve maand bij elkaar. In elk overleg staat één thema centraal; een onderwerp dat de leden zelf aandragen of dat van DUO komt. In 2017 stonden onder meer fraudeaanpak en de communicatie over de aanvullende beurs op de agenda.

Lees hieronder een interview met Fides Lapidaire, lid van de jongerenadviesraad.

Fides Lapidaire, lid van DUO’s jongerenadviesraad

‘Ik zit in mijn vierde jaar aan de Design Academy Eindhoven, en woon en werk in Amsterdam, als social designer. Wat mij fascineert is dat alles in onze wereld “gecreëerd” is: van meubels tot steden, van taal tot normen en waarden.

Zo hebben we ook systemen ontwikkeld om ons te helpen. DUO is daar een voorbeeld van. Een uitvoerende instantie die onderwijs wil faciliteren. Zulke systemen zijn volgens mij waardevol zolang ze innovatief en kritisch blijven. Je moet ze blijven evalueren, om te kijken of hun acties nog passen bij het originele doel. Daarom was ik blij met de uitnodiging van DUO om mee te werken aan evaluatie en innovatie.

Fotografie; Kick Smeets

Kennis flink toegenomen

‘Eerlijk gezegd wist ik niet veel van DUO voordat ik in de jongerenadviesraad ging. Behalve dat ik er elke maand geld van kreeg. Inmiddels is mijn kennis flink toegenomen.

De organisatie is tastbaar geworden. Ik weet beter hoe DUO in elkaar zit en heb de mensen ontmoet die er werken. De energie en bereidheid om te faciliteren heerst enorm bij DUO en zijn medewerkers. Een sterke “wil”, waar ik van hou. Tegelijkertijd voel je de interne angst om achter regels, protocollen en systemen vandaan te komen. Hier speelt de verantwoordelijkheid van medewerkers een rol. Hoe kan DUO de ruimte creëren zodat elke individuele medewerker zich telkens kan afvragen: “Hoe kan ik ‘het goede’ doen in plaats van ‘het goed’ doen?”.

Internationale studenten

‘Onze gespreksonderwerpen zijn soms afkomstig van DUO, maar het merendeel komt van ons. Persoonlijk vind ik het onderwerp “communicatie met internationale studenten” erg belangrijk.

Ik kom van een internationale opleiding en zie dat veel studenten moeite hebben met de Nederlandse brieven van DUO. We hebben dit met een grote groep internationale studenten besproken. Op basis daarvan konden wij een advies uitbrengen aan DUO.

‘Als lid van de jongerenadviesraad voel ik me gehoord en serieus genomen. Wel mag DUO van mij nog wat meer lef tonen om echt wat met onze adviezen te doen. Want we zitten met een gezamenlijk doel om tafel: het verbeteren van DUO. Mijn advies is om ons ook te betrekken bij aankomende dilemma’s, beslissingen en veranderingen. Dus niet alleen om raad vragen na afloop, maar ook vooraf. Ik ben enorm benieuwd hoe DUO onze adviezen verwerken gaat.’

De Raad van Advies

Als agentschap van het ministerie van OCW beschikt DUO over een onafhankelijke Raad van Advies. Doel van deze raad is om de samenleving en het onderwijsveld te betrekken bij de ontwikkelingen binnen de organisatie, om zo de dienstverlening aan onderwijsvolgers en  -instellingen continu te verbeteren.

De Raad adviseert het bestuur van DUO over onderwerpen als beleidsvorming, bedrijfsvoering, kwaliteit van dienstverlening en vernieuwing van processen en systemen. De Raad is zodanig samengesteld dat de uiteenlopende expertise van de leden goed aansluit op de portefeuilles van de leden van het bestuur.

De Raad vergadert minimaal drie keer per jaar met het bestuur. Daarnaast zijn er directe contacten tussen portefeuillehouders uit de Raad en leden van het bestuur en directeuren van DUO, bijvoorbeeld als er ontwikkelingen zijn waarover het bestuur tussentijds advies vraagt. Een eigen secretaris ondersteunt de werkzaamheden van de Raad.

De Raad heeft in 2017 onder meer geadviseerd over de volgende onderwerpen, in willekeurige volgorde:

  • Programma Vernieuwing Studiefinanciering
  • Programma Doorontwikkelen BRON
  • Programma Organisatieontwikkeling
  • Programma Dienstverlening Instellingen
  • Programma Kinderopvang
  • White paper / Be prepared – de voorbereiding op het regeerakkoord van het kabinet Rutte III
  • Verbetering sturing op het (ICT-)portfolio
  • Het actualiseren van ‘Koers DUO’

De Raad heeft in het verslagjaar gewerkt in de volgende personele samenstelling:

Huub van Blijswijk (1955) – voorzitter College van Bestuur van de Stichting BOOR, PO en VO, lid van het Pettelaar-overleg, voorzitter SIVON en lid van de Raad van Toezicht TecWijzer.

Udo Groen (1964) – de heer Groen is sinds 1 juli 2015 voorzitter van de Raad. Momenteel CIO bij het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG). Voorheen concerndirecteur Bedrijfsvoering, tevens loco-gemeentesecretaris bij de gemeente Groningen, daarvoor onder meer projectleider NORA en werkzaam als zelfstandig adviseur en bestuurder, onder meer als lid van de Raad van Bestuur van ProRail en de Sociale Verzekeringsbank.

Ineke van Oldeniel (1958) – vice-voorzitter college van bestuur Saxion en voorheen onder meer directeur bij de Informatie Beheer Groep en hoofddirecteur van CFI. Tevens lid van de Raad van Commissarissen van SURF; voorzitter Zestor en lid van de Politie Onderwijs Raad.

Willie Swildens (1945) – oud-voorzitter regionale toetsingscommissie euthanasie, en destijds tevens coördinerend voorzitter van de vijf regionale toetsingscommissies in Nederland; voorheen onder meer lid van de Tweede Kamer voor de PvdA; diverse toezichthoudende en bestuursfuncties.

Tjalling Tiemstra (1952) – voorheen onder meer CFO en lid van de Raad van Bestuur van Hagemeyer NV, en lid van de Raad van Toezicht van de IB-Groep en van de AFM; directeur/eigenaar van ‘Drs. J.S.T. Tiemstra Management Services BV’; diverse commissariaten en bestuurs- en adviesfuncties waaronder een commissariaat bij ABN-AMRO.

De voorzitter en de leden van de Raad van Advies ontvangen een vaste vergoeding per jaar, op declaratiebasis. De basis voor de vergoeding is het geldende salarisniveau op het maximum van schaal 18 BBRA, waarbij de arbeidsduurfactor voor de voorzitter is gesteld op 0,06 en die van de leden op 0,05. Mevrouw Van Oldeniel heeft afgezien van haar bezoldiging.

Het instellingsbesluit van de Raad van Advies staat hier