Dit artikel hoort bij: DUO Jaarbericht 2017

DUO en zijn medewerkers

De bijna drieduizend medewerkers die werkzaam zijn op de verschillende DUO-locaties vormen de ruggengraat van de organisatie. Op allerlei manieren dragen zij bij aan de prestaties van de organisatie.  

Nieuw ict-personeel: werven en opleiden

Al jarenlang werken er bij DUO relatief veel externe ict-medewerkers. Naast hoge kosten brengt dit een grote afhankelijkheid van ict-bedrijven met zich mee. Daarom streeft de organisatie naar minder inhuur van externe medewerkers, het omzetten van contracten in een vast dienstverband, en waar mogelijk het omscholen van  intern personeel. Omdat DUO een aantal moeilijk vervulbare ict-vacatures heeft en ict-personeel schaars is, begon de organisatie vorig jaar met een intensieve wervingscampagne voor nieuwe ict-medewerkers. Daarbij sloot DUO aan bij een brede, landelijke wervingscampagne van de rijksoverheid.

Hoewel de campagne nog niet is afgelopen, heeft DUO het afgelopen jaar al vijftig externe ict-medewerkers in dienst genomen. Daarnaast zijn dertien medewerkers van elders in de organisatie omgeschoold en als ict’er aan de slag gegaan.
DUO blijft zich inspannen om ict’ers te werven, via websites, (sociale) media en op evenementen, waar de organisatie zich presenteert als grote ict-werkgever met uitdagende projecten, waar medewerkers profiteren van goede secundaire arbeidsvoorwaarden.

Wat deze aanpak ondersteunt is de publicatie in een landelijk computerblad vorig jaar van een top 100 van ict-werkgevers, die mede gebaseerd was op het oordeel van eigen medewerkers. In de top 100 Werkgevers behaalde DUO de 47e plaats, met een gemiddelde beoordeling van een 8,4. In de top 25 Werkgevers van niet-ict bedrijven haalde DUO een zesde plaats. Daarbij bereikte de organisatie de eerste plaats in de categorie ‘ruimte en kansen om optimaal te presteren’, en tweemaal zilver voor respectievelijk ‘werkzaamheden en verantwoordelijkheden’ en ‘overall tevredenheid’.

Lees hieronder een interview met Maarten Schipper, vorig jaar als ict’er in dienst getreden bij DUO.

Maarten Schipper, basisprogrammeur Java, nieuwe ict’er bij DUO

‘Na een studie Personeel & Arbeid aan de Hogeschool Rotterdam werd ik uiteindelijk HR-manager bij een fabrikant van verwarmingsketels. Daar gaf ik leiding aan een klein team. Nou vind ik Human Resource leuk, maar het is niet mijn passie.

‘Die passie heb ik wel voor ict. Dat begon al op mijn veertiende, met het boek Programmeren voor dummies. Toen ik studeerde had ik een bedrijfje dat websites maakte. En op mijn werk ontdekte ik dat mijn computerkennis niet veel onderdeed voor die van “echte” ict’ers.

Fotografie; Jarno Kraayvanger (Worcflow)

Pittig assessment

‘Vorig jaar hoorde ik dat DUO Java-talenten zocht. Ik hoefde niet lang na te denken en schreef een brief. Er volgde een assessment, best pittig, en een gesprek. Ik werd aangenomen. Dus geen verdere carrière in de HR - ik heb definitief voor ict gekozen en combineer nu hobby en werk.

‘Dat DUO een grote werkgever is, speelde bij mijn beslissing wel een rol. Er gebeurt hier genoeg op ict-gebied. Tegelijkertijd is het leven hier, buiten de randstad, gemoedelijk. Mijn vriendin en ik wonen in een afgelegen boerderijtje in Drenthe, op drie kwartier van de stad.

‘Bij DUO volgde ik drie maanden een Java-opleiding, een stoomcursus die me voorbereidde op mijn huidige werk. Ik ben nu onderdeel van een Agile-team, met veel vrijheid, en collega’s die elkaar willen helpen. DUO geeft me alle ruimte om zonder druk te groeien. De ruimte krijgen om mezelf te ontwikkelen, dat is ideaal voor mij. Ik moet nog veel leren, maar ben blij dat DUO mij vertrouwen geeft.’

Mobiliteit

In 2017 veranderden 274 medewerkers binnen DUO van werkplek: dat is bijna 12,5 procent van het totale personeelsbestand. Verder waren er 79 medewerkers die DUO verlieten, waarvan dertig gebruik maakten van een regeling om eerder te stoppen met werken. Met dit uitstroompercentage van 3,6 procent komt de totale mobiliteit binnen DUO op ruim 16 procent.
Verder verwelkomde DUO vorig jaar 298 nieuwe medewerkers. Dit had vooral te maken met  het in dienst nemen van 246 uitzendkrachten bij verschillende afdelingen.

Een groeiend aantal medewerkers is actief bezig met de eigen loopbaan en investeert in de eigen ontwikkeling. DUO stimuleert daarbij de mobiliteit van medewerkers door diverse loopbaanactiviteiten aan te bieden of te organiseren. Grote groepen medewerkers namen deel aan markten, workshops, assessments, detacheringen en loopbaandagen die speciaal bedoeld waren om hen kennis te laten maken met ander werk of andere organisaties.
Daarnaast deed DUO mee aan het opleidingsprogramma Lef’l Up van het samenwerkingsverband Noorderlink. Dit programma richt zich op de ontwikkeling van mbo-geschoolde medewerkers naar hbo-niveau en vindt plaats in samenwerking met de Hanzehogeschool en Stenden Hogeschool.
 

Weer meedoen, meer meedoen

Sinds 2015 is de Participatiewet van kracht. Het ministerie van OCW heeft daarom voor 2017 en 2018 zestig banen gecreëerd voor mensen die een afstand tot de arbeidsmarkt hebben (arbeidsparticipanten). Een kleine helft daarvan zijn banen bij DUO: 28. Inmiddels zijn 24 nieuwe medewerkers bij DUO begonnen, met als einddoel duurzaam werk met een duurzaam dienstverband. Medewerkers, managers en naaste collega's krijgen daarbij waar nodig extra ondersteuning en begeleiding.
Het kabinet heeft besloten het aantal Participatiewet-banen voor DUO in 2018 te verhogen van 28 naar 57 banen.

Een plek om te leren

Als dienstverlener voor het onderwijs biedt DUO onderdak aan scholieren, studenten en stagiairs. DUO wil hen de gelegenheid bieden onderzoek voor hun opleiding te doen, een afstudeerscriptie te schrijven, of op andere manieren werkervaring op te doen. Ook regelt de organisatie snuffelstages en andere vormen van beroepsoriëntatie voor scholieren, en verwelkomt regelmatig studieverenigingen.

Vorig jaar liepen een kleine zeventig leerlingen en studenten van mbo, hbo en universiteit stage bij DUO, en vonden er een klein aantal snuffelstages plaats. Eén stage leidde tot een vaste baan.

Twee stagiairs van de Hanzehogeschool wonnen de Nevi Purchase Promise Award. De studenten liepen stage bij IUC-Noord, het inkoopuitvoeringscentrum van DUO’s shared service organisatie, SSO-Noord. Voor hun opdracht analyseerden zij drie Europese aanbestedingen. De twee wonnen de prijs tijdens het Hanze inkoopseminar, een jaarlijks congres in Groningen waar studenten, regionale instellingen en bedrijven elkaar ontmoeten.

Verzuim

Het ziekteverzuim bij DUO sluit aan op de trend bij de hele rijksoverheid: met name het langdurig verzuim (langer dan zes weken) stijgt. Waar het percentage van medewerkers die langere tijd ziek zijn in 2016 op 3 procent lag, is dit in 2017 met een half procent gestegen. Het kort verzuim (tot acht dagen) daalde met 0,1 procent naar 0,9. Het middellang verzuim (van acht tot tweeënveertig dagen) bleef gelijk: 0,7 procent. Daarmee steeg het gemiddeld ziekteverzuim bij DUO van 4,7 procent naar 5,1 procent.

Gezonder werken

Ondanks het gestegen ziekteverzuim streeft DUO naar een gezondere werkomgeving. Net als veel andere organisaties stond ook DUO daarom stil bij werkomstandigheden en werkdruk tijdens de jaarlijkse Week van de Werkstress. Medewerkers kregen workshops aangeboden waarin ze beter leerden om te gaan met de gevolgen van steeds groeiende bereikbaarheid en de vervagende scheiding tussen werk en privé. Ongeveer vijftig medewerkers volgden een cursus mindfulness. Daarnaast biedt DUO coaching aan, en kunnen medewerkers gebruikmaken van gesubsidieerde sport- en fitnessactiviteiten.

Fietscampagne

De campagne rij2op5 promoot fietsen naar het werk en wil werknemers aanzetten om minimaal twee dagen per week  op de fiets naar hun werk te gaan. Voordelen hiervan zijn niet alleen voldoende beweging, maar ook betere bereikbaarheid van steden en minder CO²-uitstoot. Rij2op5 biedt ook e-bikes aan. Ruim dertig medewerkers van DUO deden mee aan de campagne.

Medezeggenschap

Eind 2016 had de Ondernemingsraad een negatief advies gegeven over een DUO-breed reorganisatieplan. Daarom begon 2017 met een gezamenlijk zoektocht van raad en directie naar een voedingsbodem voor hernieuwde samenwerking. De partijen besloten de reorganisatie in fases op te knippen.
In de eerste fase vond een reorganisatie plaats bij de directie Registers en Examens. Het doel hiervan was te komen tot een nieuwe, flexibeler werkwijze bij de ict-gerelateerde teams. In de praktijk betekent dit meer zelfstandigheid voor medewerkers, zolang de teams de afgesproken resultaten maar halen. De plannen voor de tweede fase, waarin de rest van DUO aan de beurt zou zijn, werden later in het jaar uitgewerkt. 
In april constateerde de nieuwe directeur-generaal bij zijn aantreden verandermoeheid bij de mensen. Hij koos voor optimistischer boodschappen, waarin werkplezier voor medewerkers en maatwerk voor klanten centraal stonden.
In juni waren er verkiezingen voor de raad. De opkomst was hoog maar de balans in zetels veranderde nauwelijks. De FNV kreeg tien zetels, VCPS drie en de vrije lijst Vorm twee. Na de zomer was het spannend met de drukte bij studiefinanciering. DUO was moeilijk bereikbaar voor burgers. Dat betekende stress bij die burgers en dus ook bij medewerkers. Mede onder druk van de Ondernemingsraad nam DUO uiteindelijk meer mensen voor de klantafhandeling in dienst.  

Er stonden het hele jaar door ook veel andere onderwerpen op de agenda, zoals het verplaatsen van taken naar andere rijksdiensten. De Ondernemingsraad wilde niet dat mensen de dupe zouden worden van dergelijke bewegingen. Na interventie door de raad werd afgesproken dat DUO minimaal gelijkwaardig werk garandeert voor medewerkers die hun werk verliezen.