Dit artikel hoort bij: DUO Jaarbericht 2017

DUO werkt samen

Minder in het oog springend maar op de achtergrond net zo ingrijpend, is de samenwerking tussen DUO en onderwijsinstellingen, van basisschool tot universiteit. DUO bekostigt instellingen en wisselt op grote schaal gegevens met ze uit. Deze financiële en administratieve processen kenmerken zich door groeiende digitalisering, waarbij zowel gebruikersgemak voor scholen als de veiligheid van uitwisseling een belangrijke rol speelt.

Voorspelbare studenten

DUO heeft een ‘planningstool’ ontwikkeld. Dit is een middel waarmee mbo-instellingen en arbeidsmarktregio’s een beter beeld kunnen krijgen van de verwachte ontwikkeling van onder meer studentenaantallen, opleidingsvoorkeuren, demografie en de vraag van studenten naar kwalificaties. Instellingen kunnen zo vaststellen of hun onderwijsaanbod nog voldoet aan de (regionale of lokale) vraag, en op welke gebieden groei of krimp te verwachten valt. Ook kunnen ze met de tool zelf alternatieve studentenprognoses maken.

De planningstool is onder meer gebaseerd op de studentenregistraties van de vijf recentste teljaren en regionale bevolkingsprognoses. Het instrument kwam tot stand dankzij nauwe samenwerking tussen de mbo-instellingen, de mbo-raad, het ministerie van OCW,  de universiteit van Maastricht en DUO.

Lees hieronder een interview met Anouska Kelder van ROC Amsterdam en ROC Flevoland, over haar ervaringen met de planningstool.

Anouska Kelder, marketingadviseur Regionaal Opleidingscentrum Amsterdam en ROC Flevoland

‘Ik werk bij het ROC van Amsterdam en het ROC van Flevoland. Vorig jaar nam ik deel aan een werkgroep die, op verzoek van de MBO-Raad, bezig ging om studentenprognoses per instelling te realiseren. Die werkgroep was representatief samengesteld: een vakschool, een klein ROC, een ROC dichtbij de grens en een ROC van enige omvang.

‘Uiteindelijk heeft ons werk geresulteerd in de planningstool.  De verschillende mbo-instellingen binnen de werkgroep leverden input: welke wensen leefden er, wat was er mogelijk? DUO heeft het technisch gerealiseerd. Bijzonder knap.

Fotografie; Kick Smeets

Gesprek op gang

‘Onze instelling heeft een kleine, maar mooie marketingafdeling. Regelmatig kregen wij de vraag of wij wisten wat er aan studentenaantallen te verwachten viel. Om daar in ieder geval iets over te kunnen zeggen, hadden we zelf al een methodiek ontwikkeld.

De tool van DUO heeft min of meer dezelfde uitgangspunten, maar is wetenschappelijk geborgd. Daarnaast is de som van de prognoses van de verschillende instellingen gelijk aan de landelijke raming van OCW. Onze prognoses staan hiermee niet langer op zichzelf. Dat is echt grote winst.

‘Bij ons brengt de planningstool het gesprek op gang over hoe we om moeten gaan met het te verwachten basisscenario voor beide ROC’s. Bereiden we ons voor op wat gaat komen? Of gaan we bewust beleid inzetten om meer studenten aan te trekken dan de prognoses aankondigen?

Complex

‘De tool is multi-inzetbaar voor allerlei beleidsgebieden. Verschillende afdelingen van het ROC van Amsterdam en het ROC van Flevoland gebruiken het inmiddels. Zo heeft de afdeling huisvesting het opgenomen in hun strategisch huisvestingsplan, en het is onderdeel van gesprekken en beleidsbeslissingen op bijna alle niveaus van de organisatie. ‘Natuurlijk zijn er nog wensen, zoals een doorrekening naar de MBO Colleges. Maar dat ligt complex.

‘Het hele traject heeft ongeveer een jaar geduurd. De samenwerking tussen alle partijen in de werkgroep verliep opmerkelijk soepel. De goede voorbereiding van de bijeenkomsten door DUO en de MBO-Raad hebben daar zeker aan bijgedragen.

‘Mijn collega’s en ik hebben regelmatig contact met mensen van DUO. Die contacten zijn voor ons – en voor ROC’s in het algemeen – eigenlijk onmisbaar. We hebben goede ervaringen  en deze worden de laatste jaren steeds beter.’

Gerichte vraag, helder antwoord

In de registers van DUO bevinden zich grote hoeveelheden onderwijsgegevens. Met deze data informeert de organisatie zowel de minister van OCW  als de Tweede Kamer over de ontwikkelingen in het onderwijs, maar ook de onderwijsinstellingen zelf. In 2017 is DUO een proef begonnen om informatievragen van mbo-instellingen te vertalen in heldere en informatieve overzichten: informatieproducten.

DUO stelt deze informatieproducten via een beveiligd portaal beschikbaar. Daarin kunnen de onderwijsinstellingen de gewenste gegevens zelf opvragen, waarna direct een antwoord volgt. Als eerste biedt DUO instroom-, doorstroom- en uitstroomgegevens binnen het mbo-veld aan. De informatie kan helpen bij het voorbereiden van leerlingen op een vervolgopleiding of beroepskeuze.

Dit experiment is bedoeld om te ontdekken of dergelijke informatieproducten een bijdrage leveren aan de verbetering van het onderwijs.

Nieuwe ingang voor instellingen

Met de vernieuwing van het portaal voor zakelijke klanten – zoals onderwijsinstellingen – heeft DUO opnieuw een stap gezet in de digitalisering van zijn dienstverlening. Het vernieuwde portaal biedt klanten meer mogelijkheden. Het is bovendien veiliger, met één authenticatie en één autorisatiesysteem voor alle zakelijke online diensten.
DUO heeft de nieuwe schermen samen met klanten ontworpen, waarbij het accent ligt op de activiteiten en handelingen die voor scholen het belangrijkst zijn en het meest voorkomen. Het vernieuwde zakelijk portaal is de eerste stap om de openbare website van DUO te integreren met de beveiligde persoonlijke omgeving.
Vorig jaar kreeg het nieuwe portaal ruim 200.000 bezoeken.

Leeftijd digitaal doorgeven

Bij de bekostiging van scholen speelt de gemiddelde leeftijd van leraren een rol, omdat oudere leraren een hoger salaris krijgen. Het omslachtige proces waarmee scholen deze gegevens in het verleden moesten doorgeven, heeft DUO de laatste jaren stapsgewijs gedigitaliseerd. Waar  DUO een paar jaar geleden nog zes- tot zevenduizend papieren formulieren moest controleren en verwerken, leveren alle scholen sinds vorig jaar de informatie volledig digitaal aan. Het gevolg is aanzienlijke tijdwinst in de verwerking, en minder fouten.

Snellere uitwisseling met het mbo

Alle 67 mbo-instellingen zijn vorig jaar aangesloten op het vernieuwde en uitgebreide Basisregister onderwijsnummer (BRON).
Dankzij een automatische koppeling tussen instellingen en DUO vindt gegevensuitwisseling plaats via berichtenverkeer, in plaats van de tragere batchbestanden. Instellingen krijgen direct bericht van DUO over hun voorlopige bekostigingsstatus. Daarnaast krijgen ze op een vast moment bericht over de definitieve bekostiging, op basis van goedgekeurde inschrijvingsgegevens. Hierdoor zijn de gegevens over inschrijvingen en resultaten van leerlingen in BRON altijd actueel en kunnen instellingen meteen zien of ze voor een leerling bekostiging krijgen. Een ander voordeel van het vernieuwde register is dat DUO nieuwe wetgeving sneller kan invoeren.

Veiliger uitwisseling

Basisscholen wisselen digitaal gegevens uit met DUO over hun leerlingen. DUO heeft het beveiligingsniveau van deze uitwisseling vorig jaar verhoogd, door de scholen nieuwe certificaten aan te bieden. Vanwege strengere beveiligingseisen ontvangen scholen het certificaat niet langer automatisch, maar via een eigen certificaatbeheerder. Daarbij heeft DUO gezorgd voor een laagdrempelige aanvraagprocedure, waarbij de scholen zelf nog maar weinig gegevens hoefden in te vullen. Zo’n 7.800 scholen hebben hun onderwijscertificaten vervangen.

Speciaal onderwijs en verzuim

Vorig jaar zijn alle (speciale) basisscholen en alle scholen voor (voortgezet) speciaal onderwijs aangesloten op het verzuimregister, dat DUO beheert. Het digitaal aanleveren van verzuimmeldingen betekent een lastenvermindering voor zowel gemeenten als scholen. Zo krijgen gemeenten nu alle verzuimmeldingen gestandaardiseerd via één centrale plek aangeleverd, in plaats van via diverse kanalen. Ook scholen hebben nu één loket om een verzuimmelding in te voeren, en hoeven dat niet meer te doen via diverse kanalen bij verschillende gemeenten.

Naast de genoemde lastenvermindering zorgt de aansluiting op het verzuimregister ervoor dat verzuimende leerlingen beter in beeld zijn. School en gemeente kunnen hierdoor sneller actie ondernemen om de verzuimende leerling terug te begeleiden naar school.

Studentenmobiliteit stimuleren

Het hoger onderwijs kenmerkt zich meer en meer door internationalisering. Nederlandse studenten kiezen er vaker voor (een deel van) hun studie in het buitenland te volgen. Daarnaast neemt het aandeel buitenlandse studenten in Nederland al jaren toe.

Voor instellingen is het proces van aanmelden en inschrijven van buitenlandse studenten een complex proces. DUO is daarom bezig met een proef met digitaal aanmelden (‘e-Enrolment) om administratieve lasten te verminderen. Studenten hoeven bij hun aanmelding geen papieren diploma meer te overhandigen. Dankzij de verbinding met een buitenlands diplomaregister ziet de instelling snel of een student de vereiste vooropleiding heeft, en kan de student zich digitaal aanmelden en inschrijven. Het versturen van diplomagegevens gebeurt alleen met toestemming van de diplomahouder (de student) zelf. 
Dit geldt zowel voor Nederlandse studenten aan buitenlandse instellingen als voor buitenlandse studenten aan een instelling in Nederland. Het Diplomaregister van DUO heeft tot nu toe tachtig keer studentgegevens uitgewisseld met Belgische en Duitse universiteiten. Aan de andere kant hebben honderdvijftig Chinese studenten zich vorig jaar via een uitwisseling met het Chinese diplomaregister ingeschreven aan (acht) Nederlandse onderwijsinstellingen. 
Verder bekijkt DUO in deze proef of het mogelijk is om wettelijk verplichte controles te vereenvoudigen. Het gaat hierbij om de inschrijvingscontrole van Nederlandse studenten aan universiteiten in Vlaanderen, Groot Brittannië en de Verenigde Staten. Scandinavische landen volgen in 2018.
Tot slot dient de proef om inzicht te krijgen in de juridische, organisatorische en politieke omstandigheden in de verschillende landen.  

Open Badges’

Het ‘Open Badge Network’ is een Erasmus+ project  waarin DUO samen met verschillende (binnen- en buitenlandse) organisaties het (her)gebruik van diplomagegevens onderzoekt. Een ‘Open Badge’ is een digitaal bewijs van vaardigheden, kennis of prestatie (bijvoorbeeld een afgeronde stage of cursus), die badge-bezitters online kunnen delen. Een internationale open standaard garandeert de authenticiteit van de badges. Ze zijn gratis en dankzij een digitale handtekening veilig te gebruiken. Wereldwijd kennen opleidingsinstituten, bedrijven en vrijwilligersorganisaties digitale badges toe.

DUO bekijkt of de technologie van de open badges toepasbaar is  binnen het Europass-portfolio en het Diplomaregister. De Europese commissie financiert het project.

Digitale diplomagegevens delen

Een delegatie van Duitse onderwijsbestuurders bezocht DUO om meer te weten te komen over de manier waarop DUO, Studielink en SURFnet digitaal gegevens uitwisselen met hogescholen en universiteiten.
Een resultaat van het bezoek is een proef met digitale uitwisseling van diplomagegevens van Nederlandse studenten die in Duitsland gaan studeren. De Duitse equivalent van Studielink ontvangt voortaan digitale diplomagegevens van DUO voor de decentrale selectie van studieplaatsen. Dat gebeurt met de expliciete toestemming van de student zelf.
In de toekomst wil DUO ook de diplomagegevens van Duitse studenten die in Nederland studeren digitaal ontvangen. Dit zou tegemoetkomen aan de wens van Nederlandse onderwijsinstellingen, want bijna dertig procent van alle internationale studenten komt uit Duitsland.

Bijeenkomsten met de buitenwereld

Behalve met onderwijsinstellingen, werkt DUO ook samen met andere organisaties in het publieke domein: ketenpartners en een keur aan andere zakelijke relaties. Hieronder een overzicht van deze, vaak uiteenlopende, vormen van samenwerking, kennisdeling en uitwisseling.

HO-Link conferentie
Meer dan zeshonderd bezoekers bezochten de jaarlijkse HO-linkconferentie, georganiseerd door DUO, Studielink en stichting SURF. De HO-link conferentie is dé plek waar de nieuwste (beleids-)ontwikkelingen en ervaringen rond onderwijs, studentenadministratie en onderwijslogistiek worden gepresenteerd en besproken.

Congres voor voortgezet onderwijs
Ruim zeshonderd vertegenwoordigers van instellingen uit het voortgezet onderwijs bezochten het vo-congres ‘Meet Up vo’. Ze spraken onder meer over de verdere ontwikkeling van het Basisregister onderwijsnummer, het Lerarenregister en verzuim.

Beveiligen tegen cybercrime
DUO organiseerde – voor de vierde keer – een bijeenkomst om ict’ers van buiten de organisatie kennis te laten maken met DUO als ict-werkgever. De bijeenkomst was toegespitst op activiteiten om systemen te beveiligen tegen cybercrime.  

#Gebruikercentraal
DUO was gastheer van #Gebruikercentraal, een congres voor overheidsmedewerkers die werken in online dienstverlening. Gebruikers centraal is een community die streeft naar een gebruiksvriendelijke online overheid.

Veranderingen in het voortgezet onderwijs
DUO organiseerde een voorlichtingsbijeenkomst over de veranderingen die in het voortgezet onderwijs op stapel staan voor zo’n zeshonderd medewerkers van onder meer schooladministraties.

Onderwijsresearch Dagen 2017
In Antwerpen vonden de Onderwijs Research Dagen (ORD) plaats, waar ruim achthonderd Nederlandse en Vlaamse onderzoekers en beleidsmakers uit het onderwijs de resultaten van hun onderzoek presenteerden en bespraken. DUO verzorgde twee symposia.

Innovatie-evenement
DUO organiseerde een evenement voor het Platform Innovatie van de Rijksbrede Benchmarkgroep (RBB), rond de vraag hoe uitvoeringsorganisaties creativiteit en innovatie bij medewerkers kunnen stimuleren.

Juristendag
Op de jaarlijkse Juristendag wisselden juristen van OCW, DUO, de Rijksdienst voor het Cultureel erfgoed, en de Inspectie van het Onderwijs van gedachten over informatiebeveiliging, digitalisering en privacy. 

Convenant toetsen en examens
DUO, het College voor Toetsen en Examens en het Cito hebben een nieuw convenant ondertekend dat de ketensamenwerking voor centrale toetsen en examens beschrijft. Effectiviteit en kwaliteitsverbetering van de processen staan in het convenant centraal.

Business Rule Management: bedrijfsregels
DUO was gastheer van de negende mini-conferentie van de Expertisegroep Business Rule Management (BRM). Bijna honderd medewerkers van onder meer de Belastingdienst, het CAK, de Hogeschool Utrecht, de IND, de Inspectie van het Onderwijs, het Ministerie van Financiën, RDW, Rijkswaterstaat, de SVB en het UWV namen eraan deel. Op de bijeenkomst deelden de deelnemers kennis over bedrijfsregels. Dit zijn vertalingen van wet- en regelgeving naar de terminologie van een uitvoeringsorganisatie.
Om kennis over bedrijfsregels uit te wisselen bezochten medewerkers van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)  en DUO de wederzijdse organisaties.

Datagedreven onderzoek
DUO organiseerde een seminar over datagedreven onderzoek, waar specialisten van onder andere het CBS en DUO vraagstukken behandelden rond big data en het gebruik ervan door overheden. Veel overheidsorganisaties willen de data die zij beheren waar mogelijk in dienst van de samenleving stellen, bijvoorbeeld als open data. Als groot verwerker van persoonsgegevens hanteert DUO hierbij strikte regels.

Studenten kijken kritisch mee
Dertig masterstudenten van de Rijksuniversiteit Groningen hebben kritisch gekeken naar DUO’s website. De studenten volgen een vak dat zich richt op de relatie tussen website en gebruiker. DUO heeft sommige van hun ideeën gebruikt bij het verbeteren van de website.

Noordelijke ICT-werkgevers steken koppen bij elkaar
Vorig jaar kwamen diverse overheidsorganisaties, waaronder DUO, en instellingen van hoger onderwijs in Noord-Nederland samen om te praten over het versterken van ict in het noorden. Werkgevers in het noorden willen meer werkgelegenheid creëren en zich profileren door innovatie.

Vrouwen en ict
Samen met de Hanzehogeschool, Digital Office Groningen en Samenwerking Noord (een samenwerkingsverband van ict-testers) organiseerde DUO een evenement voor vrouwen die werken in de ict en studentes van ict-studies. Doel was onder meer te kijken hoe vrouwen beter enthousiast te maken zijn voor werken in de ict.

Manifestgroep

DUO maakt al sinds de oprichting in 2003 deel uit van de Manifestgroep, een groep uitvoeringsorganisaties en agentschappen die samenwerken om de dienstverlening aan burgers en bedrijven te verbeteren. De Manifestgroep zet zich onder andere in voor goed en betrouwbaar contact tussen burgers en overheid, voor overheidsdienstverlening op maat, en voor het gebruik van één basisinfrastructuur door de hele overheid.

In 2017 heeft DUO actief meegewerkt aan verschillende activiteiten voor rijk en gemeenten. Aandacht voor kwetsbare groepen in de samenleving stond hierbij centraal. Hieronder vallen de aanpak van schulden en dienstverlening op maat voor niet-digitaal vaardigen. Daarnaast is DUO, samen met RDW en CJIB, betrokken bij de oprichting van het rijks-ict gilde. Dit heeft ook de samenwerking tussen de rijksoverheid, universiteiten en hogescholen op het gebied van ict-opleidingen versterkt.

Rijksbrede Benchmark Groep

De Rijksbrede Benchmark Groep (RBB Groep), opgericht in 2002, is een initiatief van inmiddels 41 dienstverlenende organisaties in de publieke sector. De netwerkorganisatie maakt zich sterk voor leren van elkaar, bij elkaar in de keuken kijken en prestaties vergelijken. Om kennis en inzichten te delen hebben de deelnemers verschillende platforms opgezet rond bepaalde thema’s.

Vorig jaar heeft DUO actief bijgedragen aan tientallen netwerkvragen van andere organisaties uit de RBB-Groep en heeft de organisatie workshops georganiseerd tijdens het netwerkcongres Leren in Uitvoering.

Blockchain

Samen met andere uitvoeringsorganisaties (waaronder Belastingdienst, UWV, SVB, Kadaster, RDW en ICTU) volgt DUO de ontwikkelingen rond blockchain-technologie, met het doel hierover meer kennis te vergaren. De verwachting is dat deze innovatieve technologie op termijn voor grote veranderingen zorgt in de manier waarop zowel organisaties als burgers producten, diensten en informatie met elkaar delen.

Daarnaast wil DUO in een gecontroleerde omgeving experimenteren met een aantal van zijn producten en diensten, om kennis op te doen over de mogelijkheden en beperkingen van blockchain binnen het onderwijs. Te denken valt aan de manier waarop DUO gegevens over diploma’s of certificaten uitwisselt. Ook hier werkt DUO samen met andere (zowel regionale als (inter)nationale) instellingen en bedrijven.

DUO was medeorganisator van het congres “Blockchain in Education” bij de Rijksuniversiteit Groningen. Meer dan tweehonderdvijftig bezoekers luisterden naar ruim dertig sprekers uit verschillende landen (Nederland, België, Italië, Spanje, Engeland, VS, Australië) en wisselden kennis en ervaringen uit.